「で、結論は？」ともう言わせない！1分で伝わる報告・プレゼンの技術

「それで、結論は何なの？」

会議や報告の場で、あなたが一生懸命説明している最中に、上司やクライアントからこの一言を浴びせられ、頭が真っ白になった経験はありませんか？

冷や汗が流れ、準備してきた内容が飛んでしまう。そんな悔しい思いを、多くのビジネスパーソンが一度は経験しているのではないでしょうか。

ご安心ください。その悩みは、今日この場で解決できます。実は、あなたの話が伝わらないのは、能力や熱意が足りないからではありません。単に「伝え方の型」を知らないだけなのです。

この記事では、あなたの報告やプレゼンを劇的に変える2つのフレームワーク「PREP法」と「SDS法」を、具体的な使い方と共にご紹介します。

この技術を身につければ、あなたはもう「話が長い」「要点がわからない」とは言わせません。どんなに忙しい相手にも1分で意図を伝え、納得させ、「できるビジネスパーソン」としての評価を確立できるでしょう。

なぜ、あなたの話は伝わらないのか？

そもそも、なぜ私たちの話は相手に伝わりにくいのでしょうか。多くの人が無意識にやってしまっている「伝わらない話し方」の典型的なパターンが3つあります。

時系列で話してしまう: 「昨日の朝、A社に電話したところ担当者が不在で、昼にかけ直したら会議中だと言われ、夕方ようやく捕まりまして…」といった具合に、起こった出来事を順番に話すパターンです。聞き手は「で、結局どうなったの？」とイライラしてしまいます。
自分の言いたいことから話す: 自分が苦労した点や、発見した面白い事実など、自分が話したいことを優先してしまうパターン。相手が知りたい情報とズレているため、自己満足な話だと思われてしまいます。
情報が整理されていない: 話があちこちに飛び、結局何が重要なのかが分からないパターン。聞き手は頭の中で情報を整理するのに疲れ果ててしまいます。

これらの根本的な原因は、「相手が何を知りたいのか」を無視している点にあります。忙しい上司やクライアントが、あなたの話から真っ先に知りたいこと。それは「結論」と「その結論に至った理由」の2つだけなのです。

最強の結論ファースト術「PREP法」

そこで登場するのが、あなたの評価を爆上げする最強のフレームワーク「PREP（プレップ）法」です。これは、特に上司への報告など、簡潔さが求められる場面で絶大な威力を発揮します。

PREP法は、以下の4つの要素の頭文字から名付けられました。

P = Point（結論）: まず、話の結論・要点を述べます。
R = Reason（理由）: なぜその結論に至ったのか、理由を説明します。
E = Example（具体例）: 結論と理由を裏付ける、具体的なデータや事実、事例を挙げます。
P = Point（結論の再確認）: 最後にもう一度、結論を繰り返して話を締めくくります。

この順番で話すだけで、聞き手はストレスなく、あなたの話の核心を理解できます。

PREP法の具体例：プロジェクトの進捗報告

例えば、あなたが担当するプロジェクトの納期に遅れが出そうな場合、どのように報告しますか？

【悪い例：時系列で話す】
「〇〇プロジェクトの件ですが、昨日A社に連絡したところ、担当者不在でして…。夕方再度連絡したら、部品の出荷でシステムトラブルがあったらしく、復旧の目処が…」
これでは上司は「だから何なんだ！」と遮りたくなりますよね。

【良い例：PREP法で話す】
「〇〇プロジェクトの進捗についてご報告します。

【P：結論】
結論から申し上げますと、納期を1日延長させていただきたく、ご相談に参りました。

【R：理由】
部品を供給いただいているA社で、システムトラブルが発生し、部品の納入が遅れているためです。

【E：具体例】
昨日A社の担当者に確認したところ、出荷システムが停止しており、復旧は最速で明日の見込みとのことです。そのため、本日予定していた組み立て作業に着手できません。

【P：結論の再確認】
つきましては、現状から1日の納期遅延は避けられない状況です。代替案も検討しましたが、品質を担保できないため、1日納期を延長させていただけますでしょうか。」

いかがでしょうか。後者の報告は、わずか1分足らずで状況と要望が明確に伝わります。上司はすぐに状況を理解し、「わかった、クライアントへの説明はこちらで調整しよう」と、次のアクションに進むことができるのです。

聞き手を惹きつけるストーリーテリング「SDS法」

PREP法が「報告」の最強ツールなら、「SDS（エスディーエス）法」は「プレゼン」や「少し長めの説明」で聞き手の心を掴むためのフレームワークです。

SDS法は、以下の3つの要素で構成されます。

S = Summary（概要）: まず、話の全体像や要約を伝えます。「本日は〇〇についてお話しします。ポイントは3つです」といった形です。
D = Details（詳細）: 次に、概要で示した各ポイントについて、具体的な内容を詳しく説明します。
S = Summary（まとめ）: 最後に、もう一度全体の要約を繰り返し、「本日お伝えしたかったのは〇〇ということです」と締めくくります。

SDS法の目的は、聞き手の頭の中に「話の地図」を描かせることです。最初に全体像を示すことで、聞き手は「これからこういう話が始まるんだな」と心の準備ができ、安心して詳細な説明に耳を傾けることができます。

SDS法の具体例：新サービスの社内プレゼン

【良い例：SDS法で話す】

【S：概要】
「本日は、若手ビジネスパーソンをターゲットにした新学習サービス『Quick Skill』についてご提案します。このサービスは、『スキマ時間』『体系的な知識』『手頃な価格』という3つの強みで、市場のニーズに応えるものです。」

【D：詳細】
「それでは、3つの強みについて具体的にご説明します。
第一に『スキマ時間』についてです。1コンテンツを5分で視聴できるよう設計しており…。
第二に『体系的な知識』です。〇〇大学の〇〇教授監修のもと…。
第三に『手頃な価格』です。サブスクリプションモデルを採用し、月額…。」

【S：まとめ】
「まとめますと、この『Quick Skill』は、忙しい若手ビジネスパーソンが、スキマ時間を使って、手頃な価格で体系的な知識を学べる画期的なサービスです。このサービスで、新たな顧客層を開拓できると確信しております。」

このようにSDS法を使うことで、聞き手は話の構造を理解しやすくなり、内容が記憶に定着しやすくなります。

PREP法とSDS法、どう使い分ける？

ここまで2つのフレームワークを紹介しましたが、どのように使い分ければ良いのでしょうか。答えはシンプルです。

PREP法 → 簡潔な報告・質疑応答・意見表明に
相手が「結論」を急いでいる場面。
例：上司への進捗報告、会議での意見表明、メールの返信など。
SDS法 → プレゼン・スピーチ・少し複雑な説明に
相手に全体像を理解してもらった上で、詳細を伝えたい場面。
例：企画提案、セミナー、商品説明会など。

この2つは対立するものではありません。例えば、プレゼン全体はSDS法で構成し、その中の各詳細パートをPREP法で説明する、といった合わせ技も非常に有効です。

「伝わる人」になるための最終仕上げ

フレームワークは強力な武器ですが、それを使いこなすには「マインドセット」も重要です。最後に、あなたのコミュニケーション能力をさらに高めるための3つの心構えをお伝えします。

相手の時間を奪わない意識を持つ: あなたの報告は、相手の貴重な時間をいただいて行われるものです。「どうすれば最短時間で、相手が求める情報を的確に伝えられるか？」を常に自問自答してください。
一文を短く、シンプルに: 「〜で、〜して、〜でしたが」と接続詞で文章を繋げるのはやめましょう。一文一義を心がけ、短い文章をテンポよく繋げることで、格段に聞きやすくなります。
準備が9割と心得る: ぶっつけ本番でうまく話そうとするのは無謀です。話す前に数分で良いので、頭の中でPREP法やSDS法に当てはめて情報を整理する習慣をつけましょう。この一手間が、結果に天と地ほどの差を生みます。