もうタスクに追われない！GTD（Getting Things Done）を挫折せず続けるコツ

「やらなきゃいけないことが多すぎて、何から手をつけていいか分からない…」
「タスク管理を始めたはいいものの、結局続かずに挫折してしまった…」

意識の高いあなたなら、一度はこんな悩みを抱えたことがあるのではないでしょうか？

様々なタスク管理術が溢れる現代。その中でも「GTD（Getting Things Done）」は、タスク管理の王道として知られています。しかし、その万能さゆえに、複雑に感じてしまい、挫折してしまう人が多いのも事実です。

そこで今回は、GTDの本質をシンプルに捉え、忙しいビジネスパーソンであるあなたが挫折せずに続けられるコツを、徹底的に解説します。この記事を読み終える頃には、あなたはタスクに追われる日々から解放され、本当に重要なことに集中できる時間を手に入れているはずです。

GTDは、デビッド・アレン氏が提唱するストレスフリーのタスク管理術です。その根幹にあるのは、「頭の中にある『気になること』をすべて書き出し、信頼できるシステムに預ける」という考え方。

私たちは、頭の中に「あれもやらなきゃ」「これもやらなきゃ」と多くのタスクを抱えています。しかし、脳は本来、物事を記憶しておくための場所ではありません。GTDでは、頭の中のタスクをすべて外に追い出すことで、脳のメモリを解放し、創造的な活動に集中できる状態を目指します。

GTDには5つのステップがありますが、今回は挫折しないために、最も重要な3つのステップに絞ってご紹介します。

1. 把握する（キャプチャ）：頭の中を空っぽにする

まずは、頭の中にある「気になること」をすべて書き出しましょう。仕事のタスク、プライベートの用事、ふとした思いつきなど、どんな些細なことでも構いません。

ポイント：

完璧を目指さない: とにかく頭に浮かんだものを、順番も気にせず書き出すことに集中しましょう。
ツールを活用する: 手帳やノート、タスク管理アプリなど、自分が使いやすいツールを使いましょう。私は、すぐにメモが取れるように、常にスマホのメモアプリを開ける状態にしています。

2. 見極める（クラリファイ）：次に取るべき行動を明らかにする

書き出した「気になること」を一つひとつ見ながら、それが「行動すべきこと」なのかを判断します。

ポイント：

ネクストアクションを具体的にする: 「企画書を作成する」ではなく、「〇〇の資料を読んで、企画書の骨子を作成する」のように、具体的な行動に分解しましょう。

3. 整理する（オーガナイズ）：信頼できるシステムを構築する

「見極める」で分類したタスクを、それぞれ適切な場所に整理します。

ポイント：

GTDを挫折せずに続けるためには、いくつかのコツがあります。

完璧主義をやめる: 最初から完璧を目指すと、挫折の原因になります。まずは「把握する」だけでもいいので、とにかく始めてみましょう。
定期的に見直す: 週に一度、リスト全体を見直す「週次レビュー」の時間を設けましょう。タスクの進捗状況を確認し、必要に応じて計画を修正することで、常に最新の状態を保つことができます。
自分に合った方法を見つける: GTDはあくまでフレームワークです。自分に合ったツールや方法を見つけ、柔軟にカスタマイズしていくことが大切です。
ツールを活用する: TodoistやTrelloなどのタスク管理ツールを活用することで、GTDをより効率的に実践することができます。